¿Por qué utilizar un agente de compras en China?
Muchas compañías tienen la necesidad de recibir ayuda al importar desde China. Es allí cuando el agente de compras (o de abastecimiento, contratación, etc.) se vuelve relevante. El, Ella o la compañía, que actúa como un agente de compras puede ser su mano derecha y un aliado incorruptible en el frente de batalla en China.
Sin embargo, no está protegida profesionalmente por un título y cualquiera puede llamarse a sí mismo agente de compras. Si usted no realiza una informada decisión al elegir al agente de compras usted podría terminar perdiendo mucho más que la comisión o cargo por el servicio.
¿Qué es un agente de compras y por qué necesito uno?
Un agente de compras es un individuo, empleado por una compañía o trabajando por su cuenta, que ayuda a las compañías extranjeras a importar desde China, un buen agente puede ser un activo extremadamente valuable en su estrategia de adquisición de productos. A continuación se encuentran algunos ejemplos de cómo un agente de compras puede ayudarlo:
1.) Encontrar nuevos productos y proveedores.
2.) Auditar a los proveedores existentes.
3.) Realizar negociaciones y redactar acuerdos.
4.) Realizar inspecciones de fábrica y control de calidad.
5.) Administrar envíos y logística.
Negociar con los proveedores chinos consume mucho tiempo. Encontrar el correcto aún mas y requiere una estrategia muy bien trazada que activamente elimine a los malos proveedores (que son cerca del 80 o 90%) identificando quienes están calificados para fabricar cierto producto. Encontrar el proveedor correcto también requiere cierta cantidad de conocimiento del producto, algo que no poseen muchos de los importadores inexpertos.
Si desea o no trabajar con un agente de compras depende de usted. Si usted tiene experiencia previa y experiencia “propia” para administrar procesos riesgosos que consumen tiempo, no se moleste en ahorrar unos cuantos dólares y hágalo usted mismo. Para todos los demás les presente los cuatro factores más importantes al seleccionar un agente de compras o contrataciones en China.
Experiencia en un área de productos
Importar desde China puede ser una historia completamente diferente dependiendo del producto. Ciertos productos son muy complicados (por ejemplo los electrónicos) mientras que en otros es mucho más facil obtener el correcto (por ejemplo relojes de pulsera). Contratar al agente de compras o contrataciones con el correcto conocimiento del producto es crítico y puede hacer la diferencia entre una transacción comercial exitosa y un completo desastre.
Pregunte a su agente de compras algunas referencias de clientes en la misma industria y algunas experiencias de pedidos anteriores. Si bien podría ser imposible encontrar agentes de compras especializados en cierto nicho de productos, aún es posible pedir referencias de algunos compradores de alguna industria relacionada para determinar si un agente está calificado o no.
Organización y proceso de búsqueda
Encontrar proveedores es fácil. Encontrar proveedores calificados requiere una eficiente y bien ejecutada estrategia de búsqueda. Un buen agente de contrataciones tiene un transparente y “técnico” enfoque para la búsqueda de productos que coloca las especificaciones de producto y >requerimientos de certificación en primer lugar – frente a cualquier relación existente con el proveedor o relacionado con un soborno (regresare a esto último más adelante).
Mientras que los agentes de contratación en China trabajan de diferentes maneras, le diré que el proceso de búsqueda estándar debe parecerse a este:
1.) Confirmación de especificaciones de producto y requisitos de certificación.
2.) Búsqueda de proveedores.
3.) Búsqueda inicial de precios, ordenar muestras y selección de proveedores calificados.
4.) Negociación de precios inicial.
5.) Auditoria de proveedores calificados.
6.) Elección final de proveedor.
7.) Acuerdo de ventas.
8.) Control de producción y calidad.
9.) Envío.
Además de tener un proceso de búsqueda y compra predeterminado establecido, su agente deberá ser capaz de darle preguntas certeras a las siguientes preguntas:
1.) ¿En qué factores se basa un proveedor para estar o no calificado?
2.) ¿Deberá pagar al agente de compras por los productos o directamente al proveedor?
3.) ¿Cuál es su estrategia para prevenir y contrarrestar los fraudes) (por ejemplo fraudes en los pagos)
4.) ¿Ellos se harán cargo de todo el proceso “en casa” o al exterior? (si es sí, ¿cuáles partes?)
5.) ¿Cómo está preparado el agente para lidiar con potenciales problemas de calidad durante y después de la producción?
6.) ¿Cuánto tiempo tienen de estar establecidos?
7.) ¿Enviará la petición a un proveedor “ya probado” o buscarán un nuevo proveedor?
8.) ¿Tiene alguna referencia de algún comprador en su país? (Nunca trabaje con un agente de compras que se rehúse a darle referencias de compradores)
Ubicación
Como mínimo, un agente de compras calificado debe tener una compañía registrada y una oficina en al menos una ciudad china, que también incluye Hong Kong. Y un agente aún más calificado debe no solo tener una oficina en China, sino también en su país. Si bien esto no es crítico para el éxito de su empresa, es un indicador de que el agente de compras está bien establecido y es mucho más confiable.
Los proveedores chinos tienden a estar concentrados en las zonas industriales en el litoral chino. La cercanía de los agentes a cierta zona industrial puede ayudar cuando las cosas vayan mal durante la producción. Esto también reduciría los viajes y costos de transportación.
Administración
Las compañías con administración chinas tienden a estar más enfocadas en las relaciones que las compañías con administración occidental. Esto tiene grandes implicaciones en su empresa. ¿Quiere que el agente de compras seleccione al proveedor que este calificado para entregar su producto que cumpla con sus requisitos de calidad y certificaciones, o al proveedor que esté dispuesto a pagar el mayor soborno? A menos que usted quiera verse en bancarrota, le sugiero que elija el anterior.
Si bien los administradores chinos no son malos, yo prefiero trabajar con alguien que conozca mis requisitos de certificación y entienda los requisitos de calidad en mi país o mercado. Alguien que tienda a ser un agente de compras de su país. No estoy diciendo que los estadounidenses eviten las compañías de abastecimiento canadienses o que los alemanes deben evitar cualquier cosa al oeste del río Rhine, pero creo que usted entiende el punto.
Es verdad que las compañías de abastecimiento con administración occidental tienden a cobrar honorarios más altos que las empresas chinas. Sin embargo, importar productos desde china es una empresa riesgosa y cualquier negligencia en los estándares de calidad impuestos por los clientes occidentales puede dejarlo fuera del negocio. Descuide los estándares de seguridad para el consumidor y los requisitos de certificación y podría verse incluso en la corte. Elija sabiamente.
Cuidado con los sobornos
Los agentes de compra son famosos por recibir sobornos de sus proveedores. Un soborno es esencialmente una comisión ofrecida por un proveedor a un agente de comprar con el fin de crear un incentive con el fin de seleccionar cierto proveedor. Mientras que esta táctica es vista como corrupción en muchas partes del mundo, “los pagos por debajo de la mesa” son parte del día a día de los negocios en China. Los sobornos, pueden estropear su negocio de importación por tres razones principales:
a.) El proveedor trata de compensar el soborno con precios más altos. Al final el comprador (usted) paga la factura.
b.) El agente de compras es dado a seleccionar al proveedor quien está pagando el mayor soborno – no el proveedor mejor calificado para cumplir sus (y de sus autoridades) requisitos de calidad. Usted terminará con un gran número de unidades defectuosas – o productos que no cumplan con sus requisitos de certificación en su Mercado o que es ilegal vender o importar.
c.) El agente de compra es muy dado a ponerse del lado del proveedor en caso de disputa. En esencia ellos valoran más la relación con el proveedor que la que tienen con sus clientes. Ellos lo dejaran frio, y posiblemente arruinado, si ALGO va mal durante la producción. Por experiencia le puedo decir que es muy común que algo salga mal durante la producción y en esas situaciones nada es más valioso que un socio fuerte, experimentado y confiable en el lugar.
Mientas que es difícil, quizá incluso imposible, estar completamente seguro que la selección de proveedor no se ha basado en un soborno, es aún posible limitar su exposición a los riesgos involucrados. Si la selección del proveedor la hace usted, en lugar del agente de compras, parte del incentivo que ofrece un soborno se neutraliza.
